Kako biste opisali ulogu studentske referade na Veleučilištu studija sigurnosti?
Volim reći kako je studentska referada “prva crta obrane” na svim učilištima, pa tako i na VSS-u. Njena glavna uloga je pružiti studentima sve potrebne informacije vezane uz proces prijave, upisa, studiranja, ispitnih rokova i drugih važnih aspekata akademskog života. Vjerujem kako su i studenti svjesni da referada nije samo administrativni centar – trudimo se da studenti osjete kako su nama mnogo više od broja. Poznajemo njihova imena, prezimena, često i njihova radna mjesta te njihove ciljeve za osobni, akademski i profesionalni razvoj.
Pružamo kontinuiranu podršku studentima tijekom cijelog studija – od prijave i upisa, pa sve do administracije završnih ili diplomskih radova i diploma. Referada igra i važnu ulogu u digitalnoj podršci, pomažući studentima pri korištenju platformi za učenje, prijavu ispita i navigaciju kroz sve potrebne portale. Osim toga, u suradnji sa studentima, poput glasnogovornika ili studentskog zbora, povezujemo studente i upravu, osiguravajući da se njihov glas čuje i njihove potrebe prenesu pravim osobama.
Jedan od ključnih aspekata našeg rada je i neformalna emocionalna podrška studentima. U stresnim trenucima, poput ispitnih rokova, nastojimo ih ohrabriti i pomoći im pronaći rješenja za svoje izazove. U kriznim situacijama, pomažemo studentima u pronalaženju odgovarajuće podrške, bilo unutar ili izvan Veleučilišta.
Iako se s nama najčešće dijele izazovi i problemi, one sretne trenutke studiranja studenti obično dijele sa svojim mentorima – no mi se i dalje iskreno veselimo svakom njihovom uspjehu i napretku, te dijelimo ponos zbog ostvarenih ciljeva.
Koje su najčešće vrste upita koje zaprimite od studenata?
Najčešće vrste upita koje zaprimamo od studenata obuhvaćaju širok spektar tema, od administrativnih i tehničkih pitanja do onih vezanih uz sam tijek studija. Studenti se najčešće obraćaju s pitanjima vezanim uz postupak prijave i upisa, prijelaze s drugih studija, izdavanje potvrda o statusu studenta te ažuriranje osobnih podataka. Financijski upiti, poput onih vezanih uz školarine, obročne uplate i stipendije, nam isto nisu strani.
Tehnička podrška također zauzima značajan dio našeg rada, posebice kada studenti trebaju pomoć s pristupom studentskim portalima ili prijavom ispita putem SIS-a.
Osim administrativnih i tehničkih pitanja, referada često pruža i savjete studentima o pravilnicima, pravima i obvezama, te im pomaže u pronalasku dodatne podrške kada se suoče s osobnim ili profesionalnim izazovima. Naša vrata uvijek su otvorena kako bismo studentima pružili podršku u svakom koraku njihovog akademskog putovanja.
Koji je najizazovniji dio rada u referadi?
Najizazovniji dio rada u referadi svakako je balansiranje između različitih očekivanja i potreba svih uključenih strana. Svaka od skupina ima svoje specifične zahtjeve, a referada često djeluje kao središnja točka koja povezuje studente, profesore i upravu. Upravo ta pozicija zahtijeva fleksibilnost, multitasking i sposobnost brzog donošenja odluka.
Posebno izazovni trenuci su oni kada se suočavamo s velikim povećanim brojem upita, poput početka akademske godine, ispitnih rokova ili organizacije obrana završnih/diplomskih radova. U tim razdobljima važno je ostati organiziran, zadržati mirnoću i pružiti svima kvalitetnu podršku, unatoč pritisku i vremenskim ograničenjima.
Dodatni izazov predstavlja rad s raznolikim potrebama studenata – neki dolaze s jasnim i konkretnim pitanjima, dok su drugi često nesigurni u proceduralne korake i traže dodatno vodstvo. Potrebno je pristupiti svakom studentu individualno, pokazati strpljenje i osigurati da se osjeća shvaćenim.
Iako su ovi izazovi zahtjevni, oni su i ono što čini rad u referadi dinamičnim i vrijednim. Rješavanje problema i pomaganje studentima da uspješno prebrode prepreke donosi veliko profesionalno i osobno zadovoljstvo.
Postoji li neka posebna situacija ili priča sa studentima koja vam je ostala u sjećanju?
Naravno! Neke situacije i priče ostaju isključivo između nas i studenata, jer uvijek vodimo računa o njihovoj privatnosti i sigurnosti. Često se radi o osobnim pričama koje ne možemo dijeliti kako studenti ne bi bili prepoznati, ali one su dio odnosa povjerenja koji gradimo s njima.
Oni koji bolje poznaju rad referade znaju da se kod nas sve pamti – od njihovih imena i situacija do razgovora i odnosa. Studenti znaju da nikada nisu zaboravljeni, a posebno pamtimo trenutke kada smo im uspjeli pružiti značajnu podršku. To uključuje pomoć pri prijelazu s drugog učilišta, pa sve do trenutaka kada smo im, kroz suradnju s našim industrijskim partnerima, pomogli da se zaposle.
Manje ugodne situacije i razgovore trudimo se ne pamtiti niti se vraćati na njih. Umjesto toga, rado se prisjećamo trenutaka koji su nas nasmijali ili uljepšali dan. Jedan od njih bila je obrana završnog rada naše studentice, koja je došla s cvijećem za nas, umjesto obrnuto!
Posebno mi je u sjećanju ostao poziv jednom studentu koji je na natječaju za stipendije osvojio 100% stipendiju. Njegovo oduševljenje je bilo neprocjenjivo, a njegovu sreću mogli su čuti i kolege tri ureda dalje.
Koji savjet imate za studente kada je riječ o administrativnim postupcima?
Moj savjet studentima je da uvijek komuniciraju jasno i pravovremeno. Ako imate bilo kakva pitanja ili sumnje, ne čekajte da situacija postane hitna – obratite se referadi čim primijetite da nešto nije jasno ili da ste u nedoumici. Administrativni postupci mogu se činiti kompliciranim, ali većina nesporazuma može se izbjeći ako se pravovremeno i točno informirate.
Također, imajte na umu da administrativni poslovi zahtijevaju pažnju na detalje. Provjerite sve podatke prije nego što ih pošaljete – bilo da se radi o prijavi ispita, promjeni osobnih podataka ili predaji završnog ili diplomskog rada. Male pogreške mogu uzrokovati nepotrebne komplikacije i kašnjenja, stoga je važno biti precizan.
Ne zaboravite i na redovito praćenje statusa svojih zahtjeva i dokumenta. Ako niste sigurni u kojoj je fazi vaš zahtjev, molba ili postupak, pitajte nas! Mi smo tu da vam pomognemo i osiguramo da sve ide glatko.